二次会の人数調整

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おそらく、3日前までには、会場側に人数を伝える必要があると思います。

この時のポイントですが、
二次会に来る人数は必ず、減ります。
つまり、ドタキャンが必ずいます。

正直に会場側に人数を伝えていると赤字になってしまいます。

だから、会場側には、人数を少なめに伝えておいてください。

おそらく大抵の会場で、早めに伝えてほしい理由は料理の準備のためです。
ですから、当日増えた分に関しては、飲み放題の料金だけになると思います。

それでは、料理が少なくなるんじゃないか？って思う人もいるかもしれませんが、
結婚式に出席している人は、そんなに食べません。
しかも、幹事はあまり食べている時間もありません。

そう考えると、食事は少なくても何の問題もないのです。

下の二つの計算を見比べてください。

例）二次会に45人参加する場合
会場費・飲食代5000円
参加費の男女平均　6500円（男：7000円　女：6000円）


1.　45人で予約している場合：
飲食代　47人（45人＋新郎新婦）×5000円（会場費・飲食代）＝23,5000円

キャンセルが2人
43（45人中キャンセル2人）×6500円（参加費）=27,9500円　

景品代・その他　50,000円

この場合,5,500円の赤字になります。
キャンセルがもっと出たらその分赤字が増えます。


しかし、以下のような予約をしていたら

2.　40人で予約（45人の予定だが、5人減らす）：

会場費・飲食代5000円
飲み放題料金　2000円
参加費の男女平均　6500円（男：7000円　女：6000円）

40人で予約して、3人が急遽参加したことにする：
飲食代　42人（40人＋新郎新婦）×5000円（会場費・飲食代）=210,000円
追加飲み放題料金　3人×2000円（飲み代）＝6,000円

結局,キャンセルが2人
43（45人中キャンセル2人）×6500円（参加費）=27,9500円　

景品代・その他　50,000円

結果,同じ人数でも,13,500円の黒字になります。
これくらいの余裕を考えていたほうがいいと思います。
あと、二人くらいキャンセルが出ても問題なくなります。